Passbeställning

Varje kundverksamhet (passbeställare) får tillgång till en egen bemanningsportal varifrån de kan registrera nya vikarieförfrågningar och se status på aktuella förfrågningar.

Beställarna kan även se statistik över hur många förfrågningar som gjorts under en viss tidsperiod, grupperat på passtyp och anledning samt se hur många ja- respektive nej-svar som mottagits.

( Klicka på bilderna för att förstora dem )

Arbetstidsönskemål

Bemanningsvikarierna registrerar sin tillgänglighet - när de kan jobba - och sina arbetstidsönskemål - vilken sorts pass de helst tar - för de dagar då de har specifika önskemål.

Dessa önskemål syns sedan när man gör en personalsökning så att man på en gång vet vilka som skulle kunna tänka sig att ta ett pass.

Personalsökning

Vid en vikariesökning så visas en lista på all personal som är behöriga att arbeta på den berörda enheten/avdelningen och som är tillgängliga under det aktuella tidsintervallet.

Programmet kontrollerar först att arbetstidslagarna följs och utesluter personer som t.ex. inte skulle fått tillräcklig dygns- eller veckovila om de tog passet.

Listan på vikarier som kvalificerat sig är sorterad på ett sådant sätt att de som borde vara mest benägna att ta passet hamnar överst i listan.

De kriterier som används för sorteringen är dels antal närliggande fridagar under en fyraveckorsperiod samt aktuellt månadssaldo. Denna sortering gör det lättare att hålla en jämn och rättvis fördelning av arbetspass bland personalen.

Det rangordnade urvalsresultatet presenteras sedan tillsammans med personalens arbetstidsönskemål för den aktuella dagen. Bemanningsadministratörerna kan sedan välja att antingen ringa upp eller skicka ut SMS-erbjudanden till de personer de bedömer vara lämpligast för att ta passet.

När man hittat någon som vill ta det aktuella passet så bokas det automatiskt in på personens schema samtidigt som det skickas en bekräftelse på vem som kommer tillbaka den beställande enheten. Bemanningsprocessen är därmed slutförd.

Bokningar/Schema

Vikarierna kan se alla sina bokade pass i ett personligt schema. De kan också göra justeringar av redan arbetade pass om de exempelvis varit tvugna att stanna en timme extra. Även arbetstid som inte hör till någon beställning så som möten och friskvård kan läggas in.

Bemanningsadministratörerna kan dessutom registrera frånvarotid när någon t.ex. blir sjuk eller VAB:ar. Frånvaroinformationen läggs då automatiskt in på personens tjänstgörings-rapporter och timbankssaldon. Det finns även översiktsscheman där man kan se en hel grupps schemaläggning för valfria perioder.

Tjänstgöringsrapporter

Timelord sammanställer automatiskt de pass personalen arbetat till kompletta tjänstgöringsrapporter med färdiguträknade OB-tider och jourtillägg. Även frånvarotid och frånvaroanledningar summeras och sammanställs automatiskt. Anpassningar till lokala avtal kan enkelt göras och integration mot lönesystem är också möjlig.

Bara denna funktion kommer att bespara er så mycket tid och arbete att ni ledigt tjänar in abonnemangsavgiften på systemet. Ni slipper göra alla komplicerade OB- och bonusuträkningar för hand och kan vara säkra på att alla siffror alltid blir korrekta.

Debiteringsunderlag

Timelord sammanställer automatiskt debiteringsunderlag för interndebitering mot de beställande verksamheterna. Underlaget visar antal utnyttjade timmar samt kostnad i kronor grupperat per avdelning och personaltyp. Varje avdelning kan ha egna ansvars-, verksamhet- och objektkonton knutna till sig.

Olika personaltyper kan ha olika timkostnader kopplade till sig för att kunna ta olika mycket betalt för exempelvis sjuksköterskor och undersköterskor.

Statistik

Det är enkelt att skapa statistikrapporter över hur många förfrågningar som behandlats under ett tidsintervall.

Man kan både titta på det totala antalet förfrågningar, eller bara de som kommit från en enskild enhet.

De svar som lämnats redovisas grupperat på passtyp och beställningsanledning.

Internpost

För att underlätta kommunikation med personal som ofta är väldigt utspridda geografiskt och som dessutom jobbar udda tider så har Timelord ett inbyggt internpostsystem som gör att man lätt kan nå all personal (även de som inte har e-post) med arbetsrelaterad information.

Avstämning

För verksamheter som arbetar enligt flextidsmodellen så kan programmet skapa avstämningsrapporter antingen för enskilda anställda eller för hela personalgrupper. Tid som över- eller underskrider satta ramar för timbanken kan överföras till tjänstgöringsrapporten och värden inom satta ramar följer med personen till nästa period.

Timbank

Personal som arbetar efter flextidsmodellen kan när som helst kontrollera hur de ligger till i timbanken. Programmet visar hur den planerade arbetstiden står i förhållande till arbetad tid och frånvarotid sedan den senaste avstämningen.

Även tidigare/nytt saldo och eventuell fyllnadstid redovisas tillsammans med en lista på de pass som tagits med i summeringen.